Sistemas de fichaje
En pequeñas empresas es relativamente fácil llevar el control de asistencia y puntualidad de los trabajadores; sin embargo, en las que cuentan con un gran número de empleados, la tarea puede resultar algo complicada si no se cuentan con los denominados sistemas de fichaje que resultan complementarios de las alarmas para negocios.
Recientemente, las normativas laborales para las empresas han incorporado la obligatoriedad del registro de las jornadas de trabajo para cada empleado; dejando datos diarios de horas de llegada y salida para llegar a conocer realmente cuántas horas cumple cada trabajador durante su jornada laboral.
¿Qué es un sistema de fichaje?
Es un sistema que permite verificar la presencia de un empleado en su lugar de trabajo durante un tiempo determinado. Pueden estar conformados por elementos tan simples como una hoja de papel, hasta dispositivos sofisticados de última tecnología.
Los sistemas de fichaje, inicialmente creados como medida de seguridad para determinar horas de entrada y salida de las personas de una empresa; en la actualidad permiten establecer un control preciso de la jornada laboral, suministrando a la empresa y al empleado la cantidad exacta de horas dedicadas al trabajo.
En principio y aún en la actualidad, se empleaban medios manuales para el registro de la hora de entrada, descanso y salida de cada empleado. Las nuevas tendencias, han incorporado sistemas automatizados para realizar no sólo el registro sino también la identificación del empleado.
Tipos de sistemas
Si consideramos específicamente el uso de la tecnología, los sistemas de fichaje pueden clasificarse simplemente en sistemas manuales y sistemas electrónicos. Debido al auge tecnológico en el registro de entradas y salidas, podemos mencionar los sistemas electrónicos más comunes:
Sistemas biométricos
Los sistemas biométricos se basan en la identificación de características físicas únicas de los empleados; puede incorporar la detección de huellas dactilares, reconocimiento facial o reconocimiento del patrón venoso.
Estos sistemas constan de un lector, que permite comparar la huella presentada con la base de datos previamente registrada. El trabajador debe entonces presentar su huella, patrón o rostro al entrar, tomar su hora de descanso (si aplica) y finalmente, al retirarse del sitio de trabajo.
Debido a que el registro está basado en características únicas e irrepetibles de cada individuo, son altamente eficaces en la validación de la identidad; haciéndolos prácticamente inmunes al fraude por suplantación.
Sistemas de radiofrecuencia o lectura de tarjetas
Conocida como RFID, estos sistemas permiten validar la presencia de las personas a través del registro de tarjetas, brazaletes o cualquier otro dispositivo programado con la frecuencia correspondiente y que es detectado por un sensor de proximidad.
El empleado presentará entonces su elemento de identificación a cierta distancia del sensor, generalmente con un alcance de algunos pocos metros, y a través de tecnología de radiofrecuencia (RF) es detectado el dispositivo y validada la presencia del empleado.
De modo similar, es posible encontrar sistemas de fichaje que utilicen la verificación de las tarjetas con códigos de barras, lectura de bandas magnéticas o microchips como alternativa a los sensores RFID.
Aplicaciones móviles y de acceso remoto
Representan la más reciente innovación en cuanto a sistemas de fichaje. Están basados en aplicaciones informáticas que pueden estar instaladas en un ordenador o bien en un dispositivo móvil y a través de la cual el empleado puede registrar el inicio y fin de su jornada.
Han surgido como respuesta al auge del teletrabajo y las actividades laborales que requieren el desplazamiento constante del empleado; eliminando de este modo la necesidad de dirigirse a la sede de la empresa para registrar el inicio o fin de sus actividades laborales diarias.
El requerimiento básico es un dispositivo móvil en el cual el empleado pueda instalar y ejecutar la aplicación. Algunas modalidades incluyen la geolocalización para verificar la ubicación exacta del empleado, brindar protección y prevenir intentos de fraude.
Estos últimos están principalmente destinados a actividades que requieran constante movilidad como técnicos a domicilio o servicios de transporte, y además de permitir el acceso remoto es posible registrar en un mapa el recorrido realizado durante la jornada de trabajo.
Ventajas de su utilización
- Permite llevar un control preciso y exacto de las horas trabajadas por cada empleado.
- Mejora las labores de cálculo y evita la omisión de horas extras o retrasos.
- Ofrece flexibilidad al permitir el registro de actividades en horarios especiales, emergencias o guardias nocturnas.
- Permite incorporar opciones de validación inter-jornada, para evitar ausentismo durante el turno de trabajo.
- Incorpora la posibilidad de generar informes detallados de asistencia, entrada y salida de la fuerza trabajadora; proporcionando información para optimizar asignación de turnos de trabajo.
- Persiguen minimizar los intentos de fraude y suplantación de identidad; por lo que su incorporación sugiere una mejora operativa directa para la empresa.
Consideraciones Finales
Las leyes y normas relacionadas a la implementación obligatoria de estos sistemas en todas las empresas del territorio español, tienen como finalidad proteger los intereses de los trabajadores y de las empresas.
Los trabajadores, podrán acceder a la reivindicación salarial correspondiente y justa según la cantidad exacta de horas trabajadas; a través de un proceso de cotejo entre los registros laborales y las horas pagadas a cada empleado.
Para las empresas, incluyen ventajas operativas al disminuir el tiempo de verificación y cálculos correspondientes; así como un control detallado de la puntualidad, la asistencia y el registro efectivo de ausentismo laboral.
Aunque en principio pudo haberse considerado no adecuado para las empresas o actividades relacionadas al teletrabajo, flexibilidad horaria o la constante movilidad de los empleados; la incorporación de soluciones móviles ha disminuido esta consideración casi en su totalidad.
Algunos sistemas, como el RFID o los detectores de proximidad para tarjetas u otros dispositivos; aún son sensibles al fraude, debido a la posibilidad de transferencia no autorizada de tarjetas, identificadores o brazaletes.
Del mismo modo, la posibilidad de extravío, hurto o robo de los elementos identificadores, suponen una fisura en la seguridad del sistema de fichaje; haciendo necesaria la implementación de políticas estrictas de reporte, bloqueo y reemplazo de identificaciones.
Son indudables las ventajas que traen consigo la correcta implementación de soluciones tecnológicas como soporte a la gestión del recurso humano. Además de los beneficios relacionados al control de acceso y la seguridad en empresas y sitios de trabajo gracias a los sistemas de fichaje.